Libro Soci

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Introduzione

Il libro soci è obbligatorio per tutte le associazioni. In Bakney la gestione digitale è strutturata in modo da farti trovare le informazioni che ti servono in un click.

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Come funziona il libro soci?

Un potenziale socio compila il modulo di iscrizione e firma il documento. A questo punto l’associazione può decidere se accettare o rifiutare la richiesta di iscrizione.

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Ciclo di vita dell’iscrizione

Ogni iscrizione in Bakney segue un percorso ben definito, dal momento in cui il socio compila il modulo fino all’eventuale archiviazione. Ecco i possibili stati:

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Tipologie di iscrizione

Quando crei un’iscrizione puoi scegliere tra tre tipologie:

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Ruoli del socio

Ad ogni socio puoi assegnare un ruolo all’interno dell’associazione:

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Durata delle iscrizioni

In Bakney puoi scegliere come calcolare la durata delle iscrizioni dei soci. Questa impostazione si configura dalla sezione Impostazioni e si applica a tutte le nuove iscrizioni.

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Aggiungi un Socio

Per aggiungere un socio vai nella sezione Libro Soci e clicca sul pulsante Nuovo Socio. Apparirà la seguente pagina: Potrai decidere se creare un nuovo socio o associarne uno esistente al tuo account.

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1. Informazioni Profilo

Per ogni socio puoi decidere se collegarlo ad un nuovo account Bakney oppure a te stesso.

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Cosa succede se hai più tipologie di quote sociali?

In questo caso dovrai anche scegliere la tipologia di quota sociale del socio. Per modificare le tipologie di quote sociali vai nella sezione Libro Soci e clicca sul pulsante Modulo attivando l’opzione Quote multiple.

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2. Informazioni Anagrafiche

In questa sezione puoi inserire le informazioni anagrafiche del socio, come nome, cognome, data di nascita, ecc. Se il socio è un minore di 18 anni, dovrai inserire anche le informazioni anagrafiche del tutore legale. Puoi anche decidere di continuare l’inserimento in un secondo momento cliccando su Salva bozza. L’iscrizione in questo caso non sarà ancora valida e la troverai nella sezione Libro Soci nella tabella Bozze Iscrizioni.

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3. Firma del Documento

In questa sezione puoi far firmare il documento al socio. Puoi decidere se:

1. Inserire la firma del socio con un tablet o un mouse
2. Caricando una foto della firma del socio che verrà elaborata automaticamente

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4. Certificato Medico

In questa sezione puoi caricare il certificato medico del socio e selezionare la data di scadenza. Se il socio non ha un certificato medico, puoi decidere di caricarlo in un secondo momento.

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Esenzione certificato medico per minori di 6 anni

I bambini con meno di 6 anni sono automaticamente esenti dall’obbligo di presentare il certificato medico. Il sistema calcola l’età del socio a partire dalla data di nascita inserita nell’anagrafica: finché il bambino non compie 6 anni, nella scheda del socio vedrai l’indicazione “Esente” con il numero di giorni rimanenti prima del compimento dei 6 anni.

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Scadenza dei Certificati Medici

Con Bakney è impossibile far dimenticare ai soci quando un certificato medico è in scadenza. In automatico verranno inviate delle notifiche via email.

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5. Riepilogo e Creazione

In questa sezione puoi rivedere tutte le informazioni inserite, controllare che siano corrette e procedere con la creazione del socio. Al momento della creazione del socio, verrà creato un pagamento per la quota sociale che troverai nella sezione Pagamenti.

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Anagrafica Smart

Da questa sezione puoi controllare tutte le informazioni anagrafiche dei soci. Per accedere alle informazioni anagrafiche di un socio, vai nella sezione Libro Soci e clicca sul nome del socio come mostrato nel video qui sotto.

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Iscrizioni con QR code

Per raccogliere le iscrizioni online e in presenza, puoi utilizzare il QR code che trovi nella sezione Libro Soci cliccando sul pulsante Condividi link iscrizioni. Potrai condividere il QR code con i soci tramite:

1. Mail
2. WhatsApp
3. Copiando il link
4. Stampandolo e mostrandolo in palestra

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Importa Soci da file

Se già stai utilizzando un gestionale o un file Excel o CSV con i soci, puoi importarli in modo intelligente in Bakney. Per importare i soci vai nella sezione Libro Soci e clicca sul pulsante Importa. Qui potrai trascinare il file Excel o CSV. Nel caso in cui il file non sia compatibile, oppure non sia stato possibile importare i soci, puoi scaricare un file di esempio. Una volta caricato il file, potrai decidere quali colonne importare e come associarle alle informazioni anagrafiche dei soci su Bakney.

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Deduplicazione automatica durante l’importazione

Per evitare la creazione di iscrizioni duplicate, il sistema controlla automaticamente ogni riga del file importato. Se trova una combinazione identica di nome, cognome, codice fiscale e periodo di iscrizione già presente nel libro soci, quella riga viene saltata.

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Trasferimento dei Soci

Se hai aggiunto un socio collegandolo al tuo account associazione e vuoi trasferirlo ad un altro account atleta, puoi farlo in modo semplice e veloce. Ti basterà selezionare il socio cliccando sulla checkbox a sinistra del nome e premere il pulsante Trasferisci. Se nell’anagrafica del socio è già stata inserita una mail, il form di trasferimento sarà già compilato. In caso contrario, dovrai inserire la mail fornita dal socio oppure, se il socio ha già un account Bakney, puoi inserire il suo username.

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Scadenza delle richieste di trasferimento

Ogni richiesta di trasferimento ha una validità di 30 giorni. Se il destinatario non completa il trasferimento entro questo periodo, la richiesta scade automaticamente e dovrà essere inviata nuovamente.

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Assegnazione di Tag ai Soci

Per organizzare meglio le iscrizioni, e soprattutto per poter sfruttare al meglio le funzioni di automazione di Bakney, puoi assegnare dei tag ai soci. Puoi sfruttare i tag per:

1. Assegnare i soci a squadre, gruppi o categorie
2. Assegnare un tag identificativo per poter creare delle liste da utilizzare nelle automazioni

Potrai assegnare più di un tag ad ogni socio; per farlo, vai nella sezione Libro Soci seleziona i soci cliccando sulla checkbox a sinistra del nome e premi il pulsante Assegna Tag. Qui potrai scegliere se assegnare un tag esistente oppure crearne uno nuovo.

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Eliminare un Tag

Per eliminare un tag, seleziona i soci cliccando sulla checkbox a sinistra del nome e premi il pulsante Assegna Tag. A questo punto seleziona solo il tag che vuoi che siano assegnati ai soci e premi il pulsante Applica.

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Risorse correlate