Indice
In questa guida imparerai come:Introduzione ai workflow
Cosa sono i workflow e come possono automatizzare la comunicazione con i tuoi atleti.
Introduzione ai workflow
I workflow sono automazioni che ti permettono di inviare comunicazioni automatiche (email e SMS) in base a eventi specifici che accadono nella tua associazione. Ad esempio, puoi configurare un workflow che invia automaticamente un’email di benvenuto a ogni nuovo iscritto, oppure un promemoria quando un certificato medico sta per scadere. I workflow sono composti da:- Un trigger (l’evento che attiva il workflow)
- Una o più azioni (cosa fare quando il trigger si attiva)
I workflow sono disponibili per i piani Pro e Teams.
Trigger disponibili
Un trigger è l’evento che fa partire il workflow. Ecco i trigger disponibili:| Trigger | Descrizione |
|---|---|
| Nuova iscrizione | Si attiva quando viene creata una nuova iscrizione |
| Iscrizione firmata | Si attiva quando un’iscrizione viene firmata dall’atleta |
| Iscrizione approvata | Si attiva quando un’iscrizione viene approvata dall’associazione |
| Nuova iscrizione a un corso | Si attiva quando un atleta viene iscritto a un corso |
| Certificato medico in scadenza | Si attiva quando un certificato medico sta per scadere |
| Certificato medico scaduto | Si attiva quando un certificato medico è scaduto |
| Pagamento effettuato | Si attiva quando un pagamento viene segnato come pagato |
| Data programmata | Si attiva a una data e ora specifiche che scegli tu |
Destinatari nel trigger “Data programmata”
Quando utilizzi il trigger “Data programmata”, puoi scegliere a chi inviare la comunicazione:- Tutti gli iscritti attivi
- Solo gli iscritti con stato Approvato
- Solo gli iscritti con stato In attesa
- Solo gli iscritti con stato Non firmato
- Solo gli iscritti con stato Rifiutato
- Solo gli iscritti Archiviati
- Solo gli iscritti con un tag specifico
Azioni disponibili
Le azioni sono le operazioni che il workflow esegue quando il trigger si attiva. Puoi combinare più azioni in sequenza:| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Attesa | Attende un periodo di tempo specificato (minuti, ore o giorni) prima di eseguire l’azione successiva |
| Invio email | Invia un’email personalizzata ai destinatari |
| Invio SMS | Invia un SMS ai destinatari |
Destinatari delle azioni
Per le azioni di invio email e SMS, puoi scegliere i destinatari:- Atleti: l’email viene inviata all’atleta (e al tutore se minorenne)
- Associazione: l’email viene inviata solo all’indirizzo dell’associazione
- Tutti: l’email viene inviata sia all’atleta che all’associazione
Creare un workflow passo dopo passo
Per creare un nuovo workflow:- Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
- Clicca su + Nuovo Workflow
- Inserisci un nome per il workflow (ad esempio: “Benvenuto nuovo iscritto”)
- Aggiungi una descrizione opzionale
Configurare il trigger
- Seleziona il trigger che attiverà il workflow
- Se scegli “Data programmata”, imposta la data e l’ora desiderate e seleziona i destinatari
Aggiungere le azioni
- Clicca su Aggiungi azione per aggiungere il primo blocco di azione
- Seleziona il tipo di azione (Email, SMS o Attesa)
Se scegli “Invio email”:
- Inserisci l’oggetto dell’email
- Scrivi il contenuto dell’email
- Seleziona i destinatari
Se scegli “Invio SMS”:
- Scrivi il testo dell’SMS
- Seleziona i destinatari
Se scegli “Attesa”:
- Specifica il tempo di attesa (ad esempio: 2 giorni, 4 ore, 30 minuti)
- Puoi aggiungere ulteriori azioni in sequenza cliccando nuovamente su Aggiungi azione
- Clicca su Salva
Le azioni vengono eseguite in sequenza, dall’alto verso il basso. L’azione di “Attesa” è utile per creare sequenze temporizzate, come inviare una prima email subito e una seconda dopo 3 giorni.
Esempi di workflow utili
Email di benvenuto
- Trigger: Nuova iscrizione
- Azione 1: Invio email di benvenuto con le informazioni utili per il nuovo iscritto
Promemoria pagamento dopo l’iscrizione
- Trigger: Nuova iscrizione a un corso
- Azione 1: Attesa di 3 giorni
- Azione 2: Invio email di promemoria per il pagamento del corso
Promemoria certificato medico
- Trigger: Certificato medico in scadenza
- Azione 1: Invio email con le istruzioni per il rinnovo del certificato medico
Conferma pagamento
- Trigger: Pagamento effettuato
- Azione 1: Invio email di conferma del pagamento ricevuto
Comunicazione di inizio stagione
- Trigger: Data programmata (ad esempio 1 settembre)
- Destinatari: Tutti gli iscritti attivi
- Azione 1: Invio email con le informazioni sulla nuova stagione sportiva
Attivare, disattivare e modificare i workflow
Attivare un workflow
Dopo aver creato un workflow, questo sarà in stato disattivato. Per attivarlo:- Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
- Trova il workflow che vuoi attivare
- Clicca sull’interruttore per attivarlo
Disattivare un workflow
Per disattivare temporaneamente un workflow senza eliminarlo:- Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
- Clicca sull’interruttore del workflow per disattivarlo
Modificare un workflow
Per modificare un workflow esistente:- Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
- Clicca sul workflow che vuoi modificare
- Apporta le modifiche desiderate (trigger, azioni, contenuto delle email/SMS)
- Clicca su Salva
Limiti e informazioni utili
Limiti di invio
| Tipo | Limite |
|---|---|
| Massimo 1.000 email al giorno per associazione | |
| SMS | Inclusi 10 SMS gratuiti; ulteriori SMS possono essere acquistati dalla sezione Comunicazioni |
Informazioni importanti
- I workflow vengono eseguiti in modo asincrono: le azioni non vengono eseguite istantaneamente ma entro pochi minuti dall’attivazione del trigger
- L’azione di “Attesa” programma l’esecuzione delle azioni successive al termine del periodo indicato
- Se il workflow è disattivato nel momento in cui dovrebbe eseguire un’azione in coda, l’azione non verrà eseguita
- Le email vengono inviate tramite il server SMTP configurato nelle impostazioni delle comunicazioni, oppure tramite il servizio email di Bakney se non hai configurato un server SMTP personalizzato