​

Indice

In questa guida imparerai come:

​

Introduzione ai workflow

I workflow sono automazioni che ti permettono di inviare comunicazioni automatiche (email e SMS) in base a eventi specifici che accadono nella tua associazione. Ad esempio, puoi configurare un workflow che invia automaticamente un’email di benvenuto a ogni nuovo iscritto, oppure un promemoria quando un certificato medico sta per scadere. I workflow sono composti da:

• Un trigger (l’evento che attiva il workflow)
• Una o più azioni (cosa fare quando il trigger si attiva)

​

Trigger disponibili

Un trigger è l’evento che fa partire il workflow. Ecco i trigger disponibili:

​

Destinatari nel trigger “Data programmata”

Quando utilizzi il trigger “Data programmata”, puoi scegliere a chi inviare la comunicazione:

• Tutti gli iscritti attivi
• Solo gli iscritti con stato Approvato
• Solo gli iscritti con stato In attesa
• Solo gli iscritti con stato Non firmato
• Solo gli iscritti con stato Rifiutato
• Solo gli iscritti Archiviati
• Solo gli iscritti con un tag specifico

​

Azioni disponibili

Le azioni sono le operazioni che il workflow esegue quando il trigger si attiva. Puoi combinare più azioni in sequenza:

​

Destinatari delle azioni

Per le azioni di invio email e SMS, puoi scegliere i destinatari:

• Atleti: l’email viene inviata all’atleta (e al tutore se minorenne)
• Associazione: l’email viene inviata solo all’indirizzo dell’associazione
• Tutti: l’email viene inviata sia all’atleta che all’associazione

​

Creare un workflow passo dopo passo

Per creare un nuovo workflow:

1. Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
2. Clicca su + Nuovo Workflow
3. Inserisci un nome per il workflow (ad esempio: “Benvenuto nuovo iscritto”)
4. Aggiungi una descrizione opzionale

​

Configurare il trigger

5. Seleziona il trigger che attiverà il workflow
6. Se scegli “Data programmata”, imposta la data e l’ora desiderate e seleziona i destinatari

​

Aggiungere le azioni

7. Clicca su Aggiungi azione per aggiungere il primo blocco di azione
8. Seleziona il tipo di azione (Email, SMS o Attesa)

​

Se scegli “Invio email”:

• Inserisci l’oggetto dell’email
• Scrivi il contenuto dell’email
• Seleziona i destinatari

​

Se scegli “Invio SMS”:

• Scrivi il testo dell’SMS
• Seleziona i destinatari

​

Se scegli “Attesa”:

• Specifica il tempo di attesa (ad esempio: 2 giorni, 4 ore, 30 minuti)

9. Puoi aggiungere ulteriori azioni in sequenza cliccando nuovamente su Aggiungi azione
10. Clicca su Salva

​

Esempi di workflow utili

​

Email di benvenuto

• Trigger: Nuova iscrizione
• Azione 1: Invio email di benvenuto con le informazioni utili per il nuovo iscritto

​

Promemoria pagamento dopo l’iscrizione

• Trigger: Nuova iscrizione a un corso
• Azione 1: Attesa di 3 giorni
• Azione 2: Invio email di promemoria per il pagamento del corso

​

Promemoria certificato medico

• Trigger: Certificato medico in scadenza
• Azione 1: Invio email con le istruzioni per il rinnovo del certificato medico

​

Conferma pagamento

• Trigger: Pagamento effettuato
• Azione 1: Invio email di conferma del pagamento ricevuto

​

Comunicazione di inizio stagione

• Trigger: Data programmata (ad esempio 1 settembre)
• Destinatari: Tutti gli iscritti attivi
• Azione 1: Invio email con le informazioni sulla nuova stagione sportiva

​

Attivare, disattivare e modificare i workflow

​

Attivare un workflow

Dopo aver creato un workflow, questo sarà in stato disattivato. Per attivarlo:

1. Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
2. Trova il workflow che vuoi attivare
3. Clicca sull’interruttore per attivarlo

Da questo momento, il workflow si attiverà automaticamente ogni volta che si verifica il trigger configurato.

​

Disattivare un workflow

Per disattivare temporaneamente un workflow senza eliminarlo:

1. Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
2. Clicca sull’interruttore del workflow per disattivarlo

Il workflow non si attiverà più fino a quando non lo riattiverai.

​

Modificare un workflow

Per modificare un workflow esistente:

1. Vai nella sezione Comunicazioni > Workflow
2. Clicca sul workflow che vuoi modificare
3. Apporta le modifiche desiderate (trigger, azioni, contenuto delle email/SMS)
4. Clicca su Salva

​

Limiti e informazioni utili

​

Limiti di invio

​

Informazioni importanti

• I workflow vengono eseguiti in modo asincrono: le azioni non vengono eseguite istantaneamente ma entro pochi minuti dall’attivazione del trigger
• L’azione di “Attesa” programma l’esecuzione delle azioni successive al termine del periodo indicato
• Se il workflow è disattivato nel momento in cui dovrebbe eseguire un’azione in coda, l’azione non verrà eseguita
• Le email vengono inviate tramite il server SMTP configurato nelle impostazioni delle comunicazioni, oppure tramite il servizio email di Bakney se non hai configurato un server SMTP personalizzato

​

Conclusione

In questa guida hai imparato come creare e gestire i workflow per automatizzare le comunicazioni con i tuoi atleti. I workflow ti permettono di risparmiare tempo e garantire che ogni atleta riceva le informazioni giuste al momento giusto. Se hai domande o suggerimenti, contattaci tramite il nostro supporto.