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Indice

In questa guida imparerai come:

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Caricare un certificato medico

Ci sono due modi per caricare il certificato medico di un atleta:

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Durante l’iscrizione

Quando un atleta compila il modulo di iscrizione online, può caricare direttamente il proprio certificato medico. Il documento viene associato automaticamente all’iscrizione.

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Dal profilo dell’atleta

Per caricare o aggiornare il certificato medico dal profilo dell’atleta:

1. Vai nella sezione Associazione > Libro Soci e Tesserati
2. Clicca sul nome dell’atleta per aprire la sua scheda
3. Nella sezione dell’iscrizione troverai l’area dedicata al Certificato Medico
4. Clicca su Carica per caricare il file del certificato
5. Seleziona il file dal tuo dispositivo (sono accettati i formati PDF, JPG, PNG)

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Impostare la data di scadenza

Dopo aver caricato il certificato medico, è importante impostare la data di scadenza:

1. Nella sezione del certificato medico dell’atleta, troverai il campo Data di scadenza
2. Seleziona la data in cui il certificato scadrà
3. Salva le modifiche

La data di scadenza è fondamentale perché attiva il sistema di notifiche automatiche che ti avviserà quando il certificato sta per scadere. Puoi anche specificare se il certificato è per attività agonistica o non agonistica, e aggiungere eventuali note.

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Notifiche automatiche di scadenza

Il sistema invia automaticamente delle email di notifica per avvisare della scadenza dei certificati medici. Le notifiche vengono inviate ai seguenti tempi: Le email vengono inviate all’indirizzo email dell’atleta (o del tutore nel caso di un minorenne).

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Disattivare le notifiche

Se non desideri che il sistema invii notifiche automatiche per i certificati medici, puoi disattivare questa funzione dalle Impostazioni della tua associazione.

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Esenzione per bambini sotto i 6 anni

Il sistema gestisce automaticamente l’esenzione dal certificato medico per i bambini sotto i 6 anni di età:

• Quando viene registrato un atleta con una data di nascita che indica un’età inferiore ai 6 anni, il sistema lo riconosce automaticamente
• Per questi atleti, il certificato medico non è obbligatorio
• Non vengono inviate notifiche di scadenza per certificati medici di bambini sotto i 6 anni

Quando il bambino compie 6 anni, sarà necessario caricare il certificato medico come per tutti gli altri atleti.

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Visualizzare i certificati in scadenza

Dalla Bacheca principale di Bakney puoi monitorare facilmente la situazione dei certificati medici:

• Il widget dei certificati in scadenza ti mostra un riepilogo dei certificati che stanno per scadere o che sono già scaduti
• Puoi vedere a colpo d’occhio quanti certificati sono in scadenza nei prossimi 30 giorni
• Cliccando sul widget puoi accedere alla lista dettagliata degli atleti interessati

Questo ti permette di contattare proattivamente gli atleti per ricordare loro di rinnovare il certificato medico.

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Consigli per una gestione efficiente

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Richiedi il certificato all’iscrizione

Configura il modulo di iscrizione per richiedere il caricamento del certificato medico già in fase di iscrizione. In questo modo, avrai il documento fin da subito.

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Controlla regolarmente la bacheca

Controlla periodicamente il widget dei certificati in scadenza nella bacheca per anticipare le scadenze e contattare gli atleti.

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Invia comunicazioni personalizzate

Oltre alle notifiche automatiche, puoi utilizzare i workflow di Bakney per inviare comunicazioni personalizzate agli atleti con certificato in scadenza. Ad esempio, puoi creare un workflow che invia un’email con le istruzioni per il rinnovo.

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Tieni traccia dei certificati agonistici

Se la tua associazione svolge attività agonistica, ricorda di distinguere tra certificati agonistici e non agonistici, poiché hanno requisiti e durate differenti.

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Conclusione

In questa guida hai imparato come caricare e gestire i certificati medici, come funzionano le notifiche automatiche di scadenza e come monitorare i certificati dalla bacheca. Se hai domande o suggerimenti, contattaci tramite il nostro supporto.