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# Come impostare le automazioni con i workflow
> Guida su come creare automazioni per inviare email e SMS in base a eventi specifici.
# Indice
In questa guida imparerai come:
Cosa sono i workflow e come possono automatizzare la comunicazione con i tuoi atleti.
Quali eventi possono attivare un workflow automatico.
Quali azioni puoi configurare all'interno di un workflow.
Come creare un workflow dall'inizio alla fine.
Esempi pratici di workflow per le esigenze più comuni.
Come gestire i workflow già creati.
Limiti di invio e altre informazioni importanti.
# Introduzione ai workflow
I **workflow** sono automazioni che ti permettono di inviare comunicazioni automatiche (email e SMS) in base a eventi specifici che accadono nella tua associazione.
Ad esempio, puoi configurare un workflow che invia automaticamente un'email di benvenuto a ogni nuovo iscritto, oppure un promemoria quando un certificato medico sta per scadere.
I workflow sono composti da:
* Un **trigger** (l'evento che attiva il workflow)
* Una o più **azioni** (cosa fare quando il trigger si attiva)
I workflow sono disponibili per i piani **Pro** e **Teams**.
# Trigger disponibili
Un trigger è l'evento che fa partire il workflow. Ecco i trigger disponibili:
| Trigger | Descrizione |
| ---------------------------------- | ---------------------------------------------------------------- |
| **Nuova iscrizione** | Si attiva quando viene creata una nuova iscrizione |
| **Iscrizione firmata** | Si attiva quando un'iscrizione viene firmata dall'atleta |
| **Iscrizione approvata** | Si attiva quando un'iscrizione viene approvata dall'associazione |
| **Nuova iscrizione a un corso** | Si attiva quando un atleta viene iscritto a un corso |
| **Certificato medico in scadenza** | Si attiva quando un certificato medico sta per scadere |
| **Certificato medico scaduto** | Si attiva quando un certificato medico è scaduto |
| **Pagamento effettuato** | Si attiva quando un pagamento viene segnato come pagato |
| **Data programmata** | Si attiva a una data e ora specifiche che scegli tu |
Il trigger **Data programmata** è particolarmente utile per inviare comunicazioni di massa, come auguri di inizio stagione o promemoria prima della ripresa dei corsi.
## Destinatari nel trigger "Data programmata"
Quando utilizzi il trigger "Data programmata", puoi scegliere a chi inviare la comunicazione:
* **Tutti** gli iscritti attivi
* Solo gli iscritti con stato **Approvato**
* Solo gli iscritti con stato **In attesa**
* Solo gli iscritti con stato **Non firmato**
* Solo gli iscritti con stato **Rifiutato**
* Solo gli iscritti **Archiviati**
* Solo gli iscritti con un **tag specifico**
# Azioni disponibili
Le azioni sono le operazioni che il workflow esegue quando il trigger si attiva. Puoi combinare più azioni in sequenza:
| Azione | Descrizione |
| --------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Attesa** | Attende un periodo di tempo specificato (minuti, ore o giorni) prima di eseguire l'azione successiva |
| **Invio email** | Invia un'email personalizzata ai destinatari |
| **Invio SMS** | Invia un SMS ai destinatari |
## Destinatari delle azioni
Per le azioni di invio email e SMS, puoi scegliere i destinatari:
* **Atleti**: l'email viene inviata all'atleta (e al tutore se minorenne)
* **Associazione**: l'email viene inviata solo all'indirizzo dell'associazione
* **Tutti**: l'email viene inviata sia all'atleta che all'associazione
# Creare un workflow passo dopo passo
Per creare un nuovo workflow:
1. Vai nella sezione **Comunicazioni > Workflow**
2. Clicca su **+ Nuovo Workflow**
3. Inserisci un **nome** per il workflow (ad esempio: "Benvenuto nuovo iscritto")
4. Aggiungi una **descrizione** opzionale
## Configurare il trigger
5. Seleziona il **trigger** che attiverà il workflow
6. Se scegli "Data programmata", imposta la data e l'ora desiderate e seleziona i destinatari
## Aggiungere le azioni
7. Clicca su **Aggiungi azione** per aggiungere il primo blocco di azione
8. Seleziona il tipo di azione (**Email**, **SMS** o **Attesa**)
### Se scegli "Invio email":
* Inserisci l'**oggetto** dell'email
* Scrivi il **contenuto** dell'email
* Seleziona i **destinatari**
### Se scegli "Invio SMS":
* Scrivi il **testo** dell'SMS
* Seleziona i **destinatari**
### Se scegli "Attesa":
* Specifica il **tempo di attesa** (ad esempio: 2 giorni, 4 ore, 30 minuti)
9. Puoi aggiungere ulteriori azioni in sequenza cliccando nuovamente su **Aggiungi azione**
10. Clicca su **Salva**
Le azioni vengono eseguite in **sequenza**, dall'alto verso il basso. L'azione di "Attesa" è utile per creare sequenze temporizzate, come inviare una prima email subito e una seconda dopo 3 giorni.
# Esempi di workflow utili
## Email di benvenuto
* **Trigger**: Nuova iscrizione
* **Azione 1**: Invio email di benvenuto con le informazioni utili per il nuovo iscritto
## Promemoria pagamento dopo l'iscrizione
* **Trigger**: Nuova iscrizione a un corso
* **Azione 1**: Attesa di 3 giorni
* **Azione 2**: Invio email di promemoria per il pagamento del corso
## Promemoria certificato medico
* **Trigger**: Certificato medico in scadenza
* **Azione 1**: Invio email con le istruzioni per il rinnovo del certificato medico
## Conferma pagamento
* **Trigger**: Pagamento effettuato
* **Azione 1**: Invio email di conferma del pagamento ricevuto
## Comunicazione di inizio stagione
* **Trigger**: Data programmata (ad esempio 1 settembre)
* **Destinatari**: Tutti gli iscritti attivi
* **Azione 1**: Invio email con le informazioni sulla nuova stagione sportiva
# Attivare, disattivare e modificare i workflow
## Attivare un workflow
Dopo aver creato un workflow, questo sarà in stato **disattivato**. Per attivarlo:
1. Vai nella sezione **Comunicazioni > Workflow**
2. Trova il workflow che vuoi attivare
3. Clicca sull'interruttore per **attivarlo**
Da questo momento, il workflow si attiverà automaticamente ogni volta che si verifica il trigger configurato.
## Disattivare un workflow
Per disattivare temporaneamente un workflow senza eliminarlo:
1. Vai nella sezione **Comunicazioni > Workflow**
2. Clicca sull'interruttore del workflow per **disattivarlo**
Il workflow non si attiverà più fino a quando non lo riattiverai.
## Modificare un workflow
Per modificare un workflow esistente:
1. Vai nella sezione **Comunicazioni > Workflow**
2. Clicca sul workflow che vuoi modificare
3. Apporta le modifiche desiderate (trigger, azioni, contenuto delle email/SMS)
4. Clicca su **Salva**
Ti consigliamo di **disattivare** il workflow prima di modificarlo, per evitare che venga eseguito con una configurazione parzialmente aggiornata.
# Limiti e informazioni utili
## Limiti di invio
| Tipo | Limite |
| --------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------ |
| **Email** | Massimo **1.000 email al giorno** per associazione |
| **SMS** | Inclusi **10 SMS gratuiti**; ulteriori SMS possono essere acquistati dalla sezione Comunicazioni |
## Informazioni importanti
* I workflow vengono eseguiti in modo **asincrono**: le azioni non vengono eseguite istantaneamente ma entro pochi minuti dall'attivazione del trigger
* L'azione di "Attesa" programma l'esecuzione delle azioni successive al termine del periodo indicato
* Se il workflow è disattivato nel momento in cui dovrebbe eseguire un'azione in coda, l'azione **non verrà eseguita**
* Le email vengono inviate tramite il server SMTP configurato nelle impostazioni delle comunicazioni, oppure tramite il servizio email di Bakney se non hai configurato un server SMTP personalizzato
Inizia con workflow semplici (ad esempio un'email di benvenuto) e aggiungi complessità man mano che prendi dimestichezza con il sistema.
# Conclusione
In questa guida hai imparato come creare e gestire i workflow per automatizzare le comunicazioni con i tuoi atleti. I workflow ti permettono di risparmiare tempo e garantire che ogni atleta riceva le informazioni giuste al momento giusto.
Se hai domande o suggerimenti, contattaci tramite il nostro [supporto](mailto:support@bakney.com).